Welke bijkomende kosten zijn er bij kantoorruimte huren?
Naast de basishuur voor kantoorruimte komen er verschillende bijkomende kosten bij kijken. Je kunt rekenen op servicekosten, nutsvoorzieningen, belastingen en verzekeringen. Daarnaast zijn er eenmalige kosten zoals borgsom, makelaarskosten en inrichtingskosten. Ook verborgen kosten zoals BTW-implicaties en indexering kunnen je budget beïnvloeden. Het verschil tussen kale huur en all-in prijzen bepaalt welke kosten je nog moet bijrekenen.
Welke kosten komen er bovenop de basishuur bij kantoorruimte huren?
Bij kantoorruimte huren komen er altijd extra kosten bovenop de basishuur. De belangrijkste bijkomende kosten zijn servicekosten, nutsvoorzieningen, gemeentelijke belastingen en verzekeringen. Ook betaal je vaak voor parkeerplaatsen, gebruik van gemeenschappelijke ruimtes en facilitaire diensten.
Het verschil tussen kale huur en all-in huurprijzen is belangrijk om te begrijpen. Bij kale huur betaal je alleen voor de ruimte zelf en komen alle andere kosten er nog bij. All-in prijzen bevatten meestal servicekosten, maar niet altijd alle nutsvoorzieningen. Vraag altijd een gedetailleerde kostenoverzicht om verrassingen te voorkomen.
Nutsvoorzieningen zoals gas, water en elektra kunnen apart gefactureerd worden of via een voorschot systeem lopen. Gemeentelijke belastingen zoals onroerende zaak belasting worden vaak doorberekend aan huurders. Verzekeringen voor de ruimte en inventaris zijn meestal verplicht en komen voor rekening van de huurder.
Let ook op kosten voor internetverbinding, telefonie en beveiligingssystemen. Deze zijn vaak niet inbegrepen in de basishuur maar wel noodzakelijk voor je bedrijfsvoering. Professioneel advies helpt je om alle kostenposten in kaart te brengen voordat je een huurcontract tekent.
Hoe hoog zijn servicekosten en wat dekken deze bij kantoorhuur?
Servicekosten bij kantoorhuur variëren meestal tussen €15 en €50 per vierkante meter per jaar, afhankelijk van de locatie en voorzieningen. Deze kosten dekken schoonmaak, beveiliging, onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes, receptiediensten en basale facilitaire diensten.
De servicekosten kunnen vast of variabel zijn. Vaste servicekosten geef je zekerheid over je maandelijkse uitgaven, maar je betaalt mogelijk meer dan je daadwerkelijk gebruikt. Variabele servicekosten worden afgerekend op basis van werkelijk gebruik, wat tot fluctuerende maandlasten leidt.
Typische onderdelen van servicekosten zijn:
- Schoonmaak van kantoorruimtes en gemeenschappelijke ruimtes
- Beveiliging en toegangscontrole
- Onderhoud van liften, verwarming en airconditioning
- Receptie- en conciërgediensten
- Tuinonderhoud en buitenruimtes
- Afvalverwerking en recycling
Vraag altijd een specificatie van wat wel en niet inbegrepen is in de servicekosten. Sommige verhuurders rekenen extra diensten zoals vergaderruimtes, koffieservice of extra schoonmaak apart door. Ook kunnen er seizoensgebonden verschillen zijn in kosten voor verwarming of koeling.
Welke eenmalige kosten moet je rekenen bij het huren van kantoorruimte?
Bij het huren van kantoorruimte kom je verschillende eenmalige kosten tegen. De belangrijkste zijn een borgsom van 1-3 maanden huur, makelaarskosten, notariskosten voor contractregistratie, inrichtingskosten en verhuiskosten. Ook eventuele aanpassingen aan de ruimte komen voor je rekening.
De borgsom is meestal gelijk aan 1 tot 3 maanden huur en dient als zekerheid voor de verhuurder. Deze krijg je terug aan het einde van de huurperiode, mits je de ruimte in goede staat oplevert. Makelaarskosten variëren, maar bedragen vaak 1 maand huur plus BTW.
Inrichtingskosten kunnen flink oplopen, vooral als je specifieke wensen hebt. Denk aan:
- Kantoormeubels en werkplekken
- IT-infrastructuur en bekabeling
- Verlichting en decoratie
- Keukenvoorzieningen
- Aanpassingen aan wanden of vloeren
Verhuiskosten omvatten niet alleen het transport, maar ook tijd voor inpakken, uitpakken en het organiseren van de verhuizing. Reken ook op kosten voor adreswijzigingen, nieuwe briefpapier en het informeren van klanten over je nieuwe locatie.
Sommige verhuurders bieden een tegemoetkoming in inrichtingskosten of huurvrije periodes. Dit kan aantrekkelijk lijken, maar wordt vaak terugverdiend via hogere maandelijkse huurkosten. Reken altijd de totale kosten over de gehele huurperiode uit.
Wat zijn de verborgen kosten waar huurders van kantoorruimte tegenaan lopen?
Verborgen kosten bij huurkosten kantoorruimte zijn vaak BTW-implicaties, jaarlijkse indexering van huurprijzen, extra kosten voor parkeerplaatsen, gebruik buiten kantooruren en onverwachte wijzigingen in servicekosten. Deze kosten staan niet altijd duidelijk in het huurcontract vermeld.
BTW kan een grote kostenpost zijn die je over het hoofd ziet. Sommige kantoorruimtes vallen onder de BTW-plicht, andere niet. Als je geen BTW kunt terugvorderen, betekent dit 21% extra kosten. Check dit altijd vooraf met je accountant om verrassingen te voorkomen.
Jaarlijkse huurindexering zorgt ervoor dat je huur elk jaar stijgt met de inflatie. Dit kan over een langere periode flink oplopen. Een huur van €2000 per maand wordt bij 3% indexering na 5 jaar al €2318 per maand.
Andere vaak vergeten kostenposten zijn:
- Extra parkeerplaatsen voor bezoekers of personeel
- Gebruik van verwarming of airconditioning buiten kantooruren
- Kosten voor extra sleutels of toegangspassen
- Wijzigingen in gemeenschappelijke voorzieningen
- Kosten voor kleine reparaties en onderhoud
Ook kunnen er kosten ontstaan bij vroegtijdige beëindiging van het contract of bij het niet nakomen van bepaalde contractvoorwaarden. Lees het huurcontract daarom altijd grondig door en laat het controleren door een specialist.
De bijkomende kosten kantoor kunnen tot 30-50% van je basishuur bedragen. Een goede voorbereiding en transparant advies helpen je om alle kosten vooraf in kaart te brengen. Bij Schoeman zorgen we ervoor dat je geen verrassingen krijgt en alle kostenposten duidelijk zijn voordat je een beslissing neemt. Zo kun je een weloverwogen keuze maken die past bij je budget en bedrijfsdoelstellingen.