Wat is aanhuur van kantoorruimte?

Aanhuur van kantoorruimte betekent het huren van bedrijfsruimte voor een bepaalde periode tegen een maandelijkse huurprijs. In tegenstelling tot koop behoud je flexibiliteit en hoef je geen grote investering vooraf te doen. Het proces omvat het zoeken naar geschikte locaties, het onderhandelen over voorwaarden en het afsluiten van een huurcontract. Voor bedrijven brengt dit verschillende kosten met zich mee en vraagt het om zorgvuldige voorbereiding.

Wat houdt aanhuur van kantoorruimte precies in?

Aanhuur van kantoorruimte is het proces waarbij je als bedrijf een kantoorpand huurt van een eigenaar voor een afgesproken periode. Je betaalt maandelijks huur en krijgt het gebruiksrecht van de ruimte, maar wordt geen eigenaar van het pand.

Het belangrijkste verschil met koop is dat je bij huur veel meer flexibiliteit houdt. Je hoeft geen grote som geld vooraf te investeren en kunt gemakkelijker verhuizen als je bedrijf groeit of krimpt. Bij aankoop ben je eigenaar, maar zit je ook vast aan een specifieke locatie en heb je veel kapitaal vastzitten in vastgoed.

Bij het huren van kantoorruimte komen verschillende aspecten kijken. Je moet rekening houden met de locatie, de bereikbaarheid voor medewerkers en klanten, de grootte van de ruimte en de technische voorzieningen. Ook praktische zaken zoals parkeerplaatsen, voorzieningen in de buurt en de staat van het gebouw spelen een rol.

Het proces begint meestal met het opstellen van een programma van eisen. Hierin beschrijf je wat je nodig hebt qua oppervlakte, indeling, budget en locatie. Vervolgens ga je op zoek naar beschikbare panden die aan je criteria voldoen.

Welke kosten komen er kijken bij het huren van kantoorruimte?

De totale kosten voor kantoorhuur bestaan uit meer dan alleen de maandelijkse huurprijs. Je hebt te maken met servicekosten, een borgsom, makelaarskosten en vaak onverwachte uitgaven die je van tevoren moet inplannen.

De huurprijs wordt meestal uitgedrukt per vierkante meter per jaar. Daarbovenop komen servicekosten voor onderhoud, schoonmaak, beveiliging en nutsvoorzieningen. Deze kunnen flink oplopen, soms wel 20–30% van de huurprijs.

Bij het tekenen van het contract betaal je meestal een borgsom van één tot drie maanden huur. Deze krijg je terug als je het pand in goede staat oplevert. Makelaarskosten variëren, maar liggen vaak rond één maand huur plus btw.

Vergeet ook niet de kosten voor inrichting en verbouwing. Vaak moet je het pand aanpassen aan je specifieke behoeften. Denk aan het plaatsen van tussenwanden, IT-voorzieningen en kantoormeubilair. Ook verhuiskosten en eventuele kosten voor het opzeggen van je huidige huurcontract moet je meenemen in je budget.

Hoe lang duurt het proces van kantoorruimte aanhuren?

Het complete proces van kantoorruimte aanhuren duurt gemiddeld drie tot zes maanden, afhankelijk van je specifieke eisen, de beschikbaarheid van geschikte panden en de complexiteit van de onderhandelingen.

De zoekfase neemt meestal vier tot acht weken in beslag. In deze periode bekijk je beschikbare opties, bezoek je locaties en maak je een selectie van geschikte panden. Hoe specifieker je eisen, hoe langer deze fase kan duren.

Onderhandelingen over huurvoorwaarden kosten vaak twee tot vier weken. Je bespreekt niet alleen de huurprijs, maar ook de servicekosten, de huurperiode, de opzegtermijnen en wie verantwoordelijk is voor onderhoud en verbouwingen.

De contractfase en due diligence nemen nog eens twee tot drie weken in beslag. In deze periode controleer je de technische aspecten van het gebouw, laat je juridisch advies inwinnen over het contract en regel je praktische zaken zoals verzekeringen.

Plan daarom ruim van tevoren. Begin minimaal zes maanden voordat je huidige huurcontract afloopt met zoeken, zodat je niet onder tijdsdruk hoeft te beslissen.

Wat zijn de belangrijkste punten in een huurcontract voor kantoorruimte?

De huurperiode en opzegtermijnen zijn vaak de meest bepalende contractvoorwaarden. De meeste kantoorhuurcontracten hebben een looptijd van vijf tot tien jaar, met specifieke regels over wanneer en hoe je kunt opzeggen.

Indexering bepaalt hoe je huur stijgt tijdens de contractperiode. Meestal wordt de huur jaarlijks aangepast aan de inflatie volgens het CBS-indexcijfer. Zorg dat dit duidelijk wordt vastgelegd om verrassingen te voorkomen.

Onderhoudsverplichtingen verdelen de verantwoordelijkheden tussen huurder en verhuurder. Bij veel contracten ben je als huurder verantwoordelijk voor klein onderhoud, terwijl groot onderhoud en structurele reparaties voor rekening van de verhuurder komen.

Verbouwingsrechten zijn belangrijk als je plannen hebt om de ruimte aan te passen. Sommige contracten vereisen toestemming van de verhuurder voor elke wijziging, andere geven je meer vrijheid. Let ook op wie de kosten draagt en wat er gebeurt met verbouwingen als je verhuist.

Andere belangrijke punten zijn de regeling voor servicekosten, parkeerplaatsen, gebruiksrechten van gemeenschappelijke ruimtes en wat er gebeurt bij wanbetaling of contractbreuk.

Hoe Schoeman helpt met aanhuur van kantoorruimte

Wij begeleiden je door het complete proces van aanhuur kantoorruimte als jouw exclusieve vertegenwoordiger. Onze aanpak draait om jouw belangen, niet die van de verhuurder, waardoor je verzekerd bent van transparante advisering en optimale huurvoorwaarden.

Onze concrete ondersteuning omvat:

• Vastgoedscan van je huidige situatie en het opstellen van een programma van eisen
• Marktscan en selectie van geschikte locaties binnen jouw budget
• Begeleiding bij bezichtigingen en technische due diligence
• Onderhandeling over huurprijs, servicekosten en contractvoorwaarden
• Juridische contractbeoordeling en begeleiding tot en met de sleuteloverdracht

Met meer dan vijftig jaar ervaring in commercieel vastgoed kennen wij de markt en weten we welke valkuilen je kunt vermijden. Door onze drievoudige aanpak van strategie, uitvoering en beheer krijg je niet alleen de beste deal, maar ook een partner voor de lange termijn.

Wil je weten hoe wij jouw kantoorhuisvesting kunnen optimaliseren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw specifieke situatie en mogelijkheden.