Hoe vind je de juiste kantoorruimte voor aanhuur?

De juiste kantoorruimte vinden begint met een heldere analyse van je behoeften en budget. Je moet rekening houden met de locatie, de bereikbaarheid, het benodigde aantal vierkante meters per medewerker en alle kosten die komen kijken bij de aanhuur kantoorruimte. Daarnaast zijn moderne faciliteiten en toekomstige groei belangrijke factoren in je beslissing.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een kantoorlocatie?

De locatie bepaalt grotendeels het succes van je kantoorhuisvesting. Bereikbaarheid voor medewerkers en klanten staat voorop, gevolgd door parkeermogelijkheden, aansluitingen op het openbaar vervoer en de nabijheid van voorzieningen zoals restaurants en winkels.

Begin met het analyseren van waar je medewerkers wonen. Een locatie die voor het merendeel van je team goed bereikbaar is met de auto of het openbaar vervoer verhoogt de tevredenheid en vermindert de reistijd. Voor klantgerichte bedrijven zijn zichtbaarheid en gemakkelijke toegang vanaf hoofdwegen belangrijk.

Parkeren wordt vaak onderschat in de kosten. Controleer of er voldoende parkeerplaatsen beschikbaar zijn en wat de maandelijkse kosten hiervan zijn. In stadscentra kan dit al snel oplopen tot 100–200 euro per parkeerplaats per maand.

De uitstraling van het gebied reflecteert op je bedrijf. Een kantoor in een verzorgd businesspark of een prestigieuze wijk kan je professionele imago versterken, terwijl een creatieve buurt beter past bij innovatieve bedrijven.

Hoeveel kantoorruimte heb je eigenlijk nodig voor jouw team?

Reken gemiddeld 12–15 vierkante meter per medewerker voor traditionele kantoorwerkplekken. Voor moderne, flexibele werkplekken volstaat vaak 8–10 vierkante meter per persoon, afhankelijk van hoeveel mensen tegelijkertijd aanwezig zijn.

Deze berekening gaat uit van alleen werkplekken. Voeg hier 20–30% aan toe voor gemeenschappelijke ruimtes zoals vergaderzalen, een keuken, ontvangstruimte en opslag. Een bedrijf met 50 medewerkers heeft dus ongeveer 750–975 vierkante meter nodig.

Denk na over je werkstijl. Hybride werken betekent dat niet iedereen dagelijks aanwezig is. Veel bedrijven hanteren nu een bezettingsgraad van 70–80%, waardoor je kunt volstaan met minder vaste werkplekken.

Houd rekening met toekomstige groei. Als je verwacht binnen twee jaar 20% meer personeel te hebben, is het verstandig om direct ruimte te reserveren of flexibiliteit in je huurcontract op te nemen voor uitbreiding.

Wat zijn de echte kosten van kantoorruimte huren?

De totale kosten van kantoorhuur bestaan uit veel meer dan alleen de huurprijs per vierkante meter. Reken naast de basishuur op servicekosten, nutsvoorzieningen, belastingen en inrichtingskosten die je maandelijkse uitgaven met 30–50% kunnen verhogen.

Servicekosten dekken onderhoud, beveiliging, schoonmaak en het beheer van gemeenschappelijke ruimtes. Deze variëren van 20–60 euro per vierkante meter per jaar. Vraag altijd een specificatie van wat er wel en niet onder valt.

Nutsvoorzieningen zoals elektriciteit, gas, water en internet kosten gemiddeld 15–25 euro per vierkante meter per jaar. In moderne, goed geïsoleerde panden liggen deze kosten lager dan in oudere gebouwen.

Vergeet de eenmalige kosten niet: borg (meestal 3–6 maanden huur), makelaarskosten, notariskosten en inrichtingskosten. Voor een compleet nieuwe inrichting reken je al snel op 200–400 euro per vierkante meter.

Onderhandel altijd over incentives zoals huurvrije periodes, bijdragen in verbouwingskosten of gefixeerde servicekosten voor de eerste jaren. Dit kan je totale kosten aanzienlijk verlagen.

Welke faciliteiten zijn belangrijk in een moderne kantoorruimte?

Moderne kantoorruimtes moeten voorzien in een snelle internetverbinding, effectieve klimaatbeheersing, adequate beveiliging en flexibele werkruimtes die inspelen op de verschillende werkstijlen en activiteiten van je team.

Een stabiele internetverbinding van minimaal 100 Mbps is tegenwoordig standaard. Voor bedrijven die veel met video werken of grote bestanden delen, is glasvezel met symmetrische up- en downloadsnelheden noodzakelijk.

Klimaatbeheersing gaat verder dan alleen verwarming en koeling. Goede ventilatie en luchtkwaliteit beïnvloeden de productiviteit en het welzijn van medewerkers. Controleer of het systeem per zone instelbaar is.

Beveiligingssystemen moeten passen bij je bedrijf. Denk aan toegangscontrole, camerabewaking, brandbeveiliging en eventueel speciale beveiligingseisen voor gevoelige data of materialen.

Flexibele ruimtes worden steeds belangrijker. Denk aan ruimtes die je kunt omvormen van open werkplek naar vergaderruimte, stiltecabines voor telefoneren en informele ontmoetingsplekken die creativiteit en samenwerking stimuleren.

Hoe Schoeman helpt met kantoorhuisvesting

Bij de aanhuur van kantoorruimte staan wij exclusief aan jouw kant als huurder. Wij vertegenwoordigen alleen huurders, waardoor we altijd transparant en onafhankelijk kunnen opereren, zonder belangenverstrengeling met verhuurders.

Onze concrete aanpak voor kantoorhuisvesting omvat:

• Een vastgoedscan van je huidige situatie en huurvoorwaarden
• Het opstellen van een Programma van Eisen op basis van jouw organisatiebehoeften
• Een marktscan en benchmarking van beschikbare locaties en huurvoorwaarden
• Begeleiding bij locatiebezoeken en financiële haalbaarheidsanalyses
• Onderhandeling van optimale huurvoorwaarden en incentives
• Coördinatie van juridische en technische due diligence

Met meer dan vijftig jaar ervaring in commercieel vastgoed begrijpen we de dynamiek van de kantoormarkt als geen ander. We richten ons specifiek op bedrijven die tussen de 1.000 en 4.000 vierkante meter kantoorruimte nodig hebben en hebben uitgebreide ervaring met technologiebedrijven, financiële instellingen, advocatenkantoren en andere professionele dienstverleners.

Wil je weten hoe wij jouw kantoorhuisvesting kunnen optimaliseren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw specifieke situatie en wensen.