Hoe regel je de inrichting van een gehuurd bedrijfspand?

De inrichting van een gehuurd bedrijfspand regel je door eerst te bepalen welke aanpassingen je wilt maken, toestemming van je verhuurder te vragen voor structurele wijzigingen, duidelijke afspraken te maken over kosten en eigendom van de inrichting, en vooraf vast te leggen wat er bij het einde van het huurcontract moet gebeuren met je aanpassingen.

Wat houdt de inrichting van een gehuurd bedrijfspand precies in?

De inrichting van een gehuurd bedrijfspand omvat alle aanpassingen die je maakt om de ruimte geschikt te maken voor jouw bedrijfsvoering. Dit gaat verder dan alleen het plaatsen van meubilair en apparatuur.

Het verschil tussen inrichting en verbouwing is belangrijk om te begrijpen. Inrichting betreft meestal niet-permanente aanpassingen zoals het plaatsen van scheidingswanden, het aanbrengen van vloerbedekking, verlichting en het installeren van keukenvoorzieningen. Verbouwing daarentegen gaat om structurele wijzigingen aan het gebouw zelf.

Typische inrichtingsaanpassingen zijn:

• Flexibele scheidingswanden en systeemwanden
• Vloerbedekking, laminaat of andere vloerbedekkingen
• Aangepaste verlichting en elektra-aansluitingen
• Pantry- of keukenvoorzieningen
• Toilet- en sanitaire voorzieningen
• Airconditioning en klimaatbeheersing
• Inbouwkasten en opbergoplossingen

Bij het bedrijfspand huren is het verstandig om al tijdens de zoektocht na te denken over je inrichtingswensen, zodat je een pand kiest dat hier goed bij aansluit.

Heb je altijd toestemming van de verhuurder nodig voor inrichting?

Nee, je hebt niet altijd toestemming nodig van je verhuurder. Het hangt af van het type aanpassing en wat er in je huurcontract staat beschreven.

Voor niet-permanente aanpassingen heb je meestal geen toestemming nodig. Dit zijn wijzigingen die je eenvoudig ongedaan kunt maken zonder schade aan het pand. Denk aan het plaatsen van meubilair, het ophangen van schilderijen aan bestaande haakjes, of het neerzetten van planten.

Toestemming is wel vereist voor:

• Het aanbrengen van scheidingswanden, ook flexibele
• Wijzigingen aan elektra, water of gas
• Het aanbrengen van vloerbedekking of andere vloerbedekkingen
• Installatie van airconditioning of verwarmingssystemen
• Het maken van gaten in muren voor bevestigingen
• Wijzigingen aan sanitaire voorzieningen

Veel huurcontracten bevatten een clausule dat aanpassingen boven een bepaald bedrag altijd toestemming vereisen. Check daarom altijd eerst je huurovereenkomst voordat je begint met inrichten.

Hoe vraag je toestemming aan je verhuurder voor aanpassingen?

Het aanvragen van toestemming doe je het beste schriftelijk, zodat je later kunt aantonen wat er is afgesproken. Begin met een duidelijke beschrijving van wat je wilt gaan doen.

Deze documenten heb je meestal nodig:

• Gedetailleerde beschrijving van de gewenste aanpassingen
• Tekeningen of plattegronden van de voorgenomen wijzigingen
• Kostenraming van de werkzaamheden
• Gegevens van de aannemer die het werk gaat uitvoeren
• Eventueel technische specificaties of vergunningen

Neem contact op via de communicatieweg die in je huurcontract staat vermeld. Dit kan een vastgoedmanager, makelaar of direct de eigenaar zijn. Geef je verhuurder voldoende tijd om je verzoek te beoordelen, meestal 2-4 weken.

Leg in je verzoek ook vast wat er gebeurt met de aanpassingen bij het einde van het huurcontract. Wil je ze meenemen, achterlaten of moet je alles terugbrengen naar de oorspronkelijke staat?

Wie betaalt de kosten voor de inrichting van een gehuurd pand?

In de meeste gevallen betaal je als huurder de kosten voor de inrichting zelf. Dit geldt vooral voor aanpassingen die specifiek voor jouw bedrijfsvoering nodig zijn.

Kosten die meestal voor rekening van de huurder komen:

• Scheidingswanden en systeemwanden
• Vloerbedekking en andere vloerbedekkingen
• Specifieke verlichting en elektra-aanpassingen
• Keuken- en pantryvoorzieningen
• Aangepaste sanitaire voorzieningen

Soms draagt de verhuurder bij aan inrichtingskosten, vooral bij:

• Langdurige huurcontracten (5+ jaar)
• Aanpassingen die de waarde van het pand verhogen
• Standaard voorzieningen die voor meerdere huurders nuttig zijn

Dit zijn belangrijke onderhandelingspunten bij het afsluiten van je huurcontract. Vraag naar een inrichtingsbudget of huurvrije periode om je inrichtingskosten te compenseren. Bij het bedrijfspand huren kun je dit vaak als onderdeel van de huuronderhandeling meenemen.

Wat gebeurt er met de inrichting bij het einde van het huurcontract?

Wat er gebeurt met je inrichting hangt af van de afspraken die je vooraf met je verhuurder hebt gemaakt. Daarom is het belangrijk om dit al bij het begin van de huur goed vast te leggen.

Er zijn drie mogelijkheden:

Achterlaten: Je laat de inrichting achter en de verhuurder wordt eigenaar. Dit gebeurt vaak bij aanpassingen die de waarde van het pand verhogen, zoals moderne vloeren of keukenvoorzieningen.

Meenemen: Je neemt verwijderbare onderdelen mee naar je nieuwe locatie. Dit geldt meestal voor losse inventaris, specifieke apparatuur en flexibele scheidingswanden.

Herstelplicht: Je bent verplicht om alles terug te brengen naar de oorspronkelijke staat. Dit staat vaak in het huurcontract beschreven en kan kostbaar uitpakken.

Let op de herstelclausule in je huurcontract. Sommige verhuurders eisen dat je bij vertrek alles terugbrengt naar de staat waarin je het pand hebt gehuurd. Andere verhuurders staan toe dat je bepaalde verbeteringen achterlaat.

Maak bij elke aanpassing duidelijke foto's van de oorspronkelijke situatie. Dit voorkomt discussies later over wat er precies hersteld moet worden.

De inrichting van je gehuurd bedrijfspand vraagt om goede planning en heldere communicatie met je verhuurder. Door vooraf duidelijke afspraken te maken over toestemming, kosten en wat er bij vertrek gebeurt, voorkom je verrassingen. Voor professioneel vastgoed advies bij het vinden van het juiste pand en het onderhandelen over inrichtingsmogelijkheden met verhuurders, kun je terecht bij gespecialiseerde vastgoedadviseurs die je helpen de beste voorwaarden te bereiken.