Hoe plan je een verhuizing naar nieuwe kantoorruimte?

Een kantoorverhuizing plan je door eerst te bepalen wanneer die nodig is en vervolgens een gestructureerde aanpak te volgen. Begin 12-18 maanden van tevoren met het opstellen van een programma van eisen, voer een marktscan uit en regel alle praktische zaken, zoals IT-infrastructuur en vergunningen. Een goede planning voorkomt kostbare fouten en zorgt voor een soepele overgang naar je nieuwe kantoorruimte.

Wanneer weet je dat het tijd is voor een nieuwe kantoorruimte?

Je weet dat het tijd is voor een nieuwe kantoorruimte wanneer je huidige locatie niet meer voldoet aan je bedrijfsbehoeften. Ruimtegebrek door teamgroei is het meest voorkomende signaal, gevolgd door veranderende werkwijzen en stijgende kosten die niet meer in verhouding staan tot de geboden waarde.

Concrete signalen die aangeven dat verhuizing nodig is:

• Medewerkers werken structureel op elkaars lip door gebrek aan werkplekken
• Vergaderruimtes zijn weken vooruit volgeboekt
• Huurkosten stijgen sneller dan je bedrijfsgroei
• De locatie past niet meer bij je bedrijfsimago of doelgroep
• Technische voorzieningen zijn verouderd en niet meer aan te passen
• Medewerkers klagen over bereikbaarheid of parkeermogelijkheden

Let ook op subtielere signalen, zoals dalende productiviteit door een onaangename werkomgeving of moeilijkheden bij het aantrekken van talent vanwege je huidige locatie. Soms is het niet de ruimte zelf, maar zijn het de huurvoorwaarden die te restrictief zijn geworden voor je groeiplannen.

Hoeveel tijd heb je nodig om een kantoorverhuizing goed te plannen?

Een kantoorverhuizing vraagt minimaal 12-18 maanden voorbereiding voor bedrijven tussen 1.000 en 4.000 m². Grotere organisaties hebben vaak nog meer tijd nodig vanwege complexere besluitvormingsprocessen en specifieke eisen. Begin dus ruim op tijd, want haast leidt tot suboptimale keuzes en hogere kosten.

De planning bestaat uit verschillende fases:

Fase 1: Voorbereiding (3-6 maanden) Een marktscan uitvoeren, locaties bezoeken en onderhandelingen voeren. Deze fase neemt vaak meer tijd in beslag dan verwacht, vooral in krappe markten.

Fase 3: Contractfase (2-3 maanden) Verbouwing, inrichting en de daadwerkelijke verhuizing. Plan hier overlap in voor een soepele overgang.

Wat zijn de grootste valkuilen bij het zoeken naar nieuwe kantoorruimte?

De grootste valkuil is onderschatting van de totale kosten. Veel bedrijven kijken alleen naar de huurprijs per vierkante meter, maar vergeten servicekosten, verbouwingskosten, verhuiskosten en dubbele huur tijdens de overgangsperiode. Dit kan je budget met 30-50% overschrijden.

Andere veelgemaakte fouten:

• Te weinig ruimte reserveren voor groei: Plan minimaal 20% extra ruimte in voor uitbreiding in de komende 5 jaar
• Verkeerde locatiekeuze: Een prachtig pand op een slechte locatie frustreert medewerkers en klanten
• Flexibiliteit onderschatten: Kies huurvoorwaarden die meegroeien met je bedrijf
• Te laat beginnen met zoeken: Tijddruk leidt tot concessies die je later duur komen te staan
• Alleen op prijs selecteren: De goedkoopste optie is zelden de beste keuze op de lange termijn

Vergeet ook niet om alle stakeholders te betrekken bij het besluitvormingsproces. Medewerkers die niet gehoord worden, zullen minder enthousiast zijn over de nieuwe locatie.

Hoe bereken je hoeveel kantoorruimte je werkelijk nodig hebt?

Bereken je ruimtebehoefte door uit te gaan van 10-14 vierkante meter per werkplek voor moderne kantoorconcepten. Dit is inclusief je aandeel in gemeenschappelijke ruimtes, zoals vergaderzalen, keuken en ontvangsthal. Voor traditionele kantoren met veel eigen kantoorruimtes rekenen we 15-18 vierkante meter per persoon.

Praktische rekenmethode:

Stap 1: Huidige situatie analyseren Hoeveel medewerkers verwacht je over 3-5 jaar? Plan voor groei, maar wees realistisch. Een buffer van 20-30% is gebruikelijk.

Stap 3: Werkplektypen definiëren Als medewerkers 2-3 dagen per week thuiswerken, heb je minder vaste werkplekken nodig. Reken op een bezettingsgraad van 70-80% voor flexibele werkplekken.

Wat moet je allemaal regelen voordat je verhuist naar je nieuwe kantoor?

Begin minimaal 6 maanden voor de verhuizing met het regelen van praktische zaken. IT-infrastructuur staat bovenaan de lijst, omdat internetaansluitingen en telefonie vaak lange levertijden hebben. Plan dit dus als eerste in om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen.

Complete checklist voor de verhuizing:

Technische voorzieningen:

• Internet en telefonie aanvragen bij providers
• Beveiligingssystemen installeren
• Audiovisuele apparatuur plannen voor vergaderruimtes
• Netwerk en serverruimte inrichten

Juridische en administratieve zaken:

• Vergunningen aanvragen (indien nodig)
• Verzekeringen aanpassen voor de nieuwe locatie
• Adreswijzigingen doorgeven bij KvK, Belastingdienst en leveranciers
• Contracten afsluiten met schoonmaakbedrijf, beveiliging en catering

Communicatie:

• Klanten en relaties informeren over de verhuizing
• Website en marketingmateriaal updaten
• Medewerkers betrekken bij de inrichting en planning
• Routebeschrijvingen en bereikbaarheidsinformatie voorbereiden

Wijs voor elke taak een verantwoordelijke aan en houd wekelijks voortgangsoverleg. Een verhuizing raakt alle aspecten van je bedrijfsvoering.

Hoe Schoeman helpt met kantoorverhuizingen

Wij begeleiden je door het complete verhuisproces met onze bewezen drievoudige aanpak: strategie, uitvoering en onderhoud. Als exclusieve vertegenwoordiger van huurders zorgen we dat jouw belangen altijd vooropstaan, zonder belangenverstrengeling met verhuurders.

Onze concrete ondersteuning bij aanhuur kantoorruimte:

• Programma van eisen opstellen: We brengen al je wensen en eisen in kaart en vertalen deze naar concrete ruimtelijke en technische specificaties
• Marktscan en benchmarking: We voeren een brede analyse uit van beschikbare locaties en vergelijken huurvoorwaarden, incentives en servicekosten
• Onderhandelingen leiden: Onze marktkennis en ervaring zorgen voor optimale huurvoorwaarden en besparingen
• Projectmanagement: Van zoekproces tot sleuteloverdracht coördineren we alle stappen en betrokken partijen

Met meer dan 50 jaar ervaring in commercieel vastgoed begrijpen we de complexiteit van kantoorverhuizingen. We zorgen voor een transparant proces waarbij je altijd weet waar je aan toe bent.

Wil je weten hoe we jouw kantoorverhuizing kunnen begeleiden? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over je huisvestingswensen.