Hoe pas je kantoorruimte aan voor flexibel werken?

Kantoorruimte aanpassen voor flexibel werken vraagt om een andere kijk op ruimte-indeling en functionaliteit. Je hebt multifunctionele werkplekken nodig, stille zones voor concentratie, verschillende soorten vergaderruimtes en goede technische infrastructuur. Het gaat erom een omgeving te creëren waar mensen zowel samen kunnen werken als individueel productief kunnen zijn.

Wat betekent flexibel werken voor jouw kantoorruimte?

Flexibel werken betekent dat medewerkers niet meer gebonden zijn aan een vaste werkplek of vaste werktijden. Dit heeft grote impact op hoe je kantoorruimte gebruikt en inricht. Traditionele kantoren met vaste bureaus en standaard werkplekken voldoen niet meer aan de moderne manier van werken.

Het grootste verschil zit in de bezettingsgraad. Waar vroeger elke medewerker een eigen bureau had, zie je nu dat kantoren vaak maar voor 60-70% bezet zijn. Mensen werken deels thuis, deels op kantoor. Dit betekent dat je minder werkplekken nodig hebt, maar wel meer variatie in soorten werkplekken.

Hybride werken vraagt om verschillende zones in je kantoor. Je hebt rustige plekken nodig voor geconcentreerd werk, open ruimtes voor samenwerking, informele ontmoetingsplekken en professionele vergaderruimtes voor videogesprekken. De traditionele indeling met rijen bureaus werkt gewoon niet meer.

Welke ruimtelijke aanpassingen zijn belangrijk voor flexibel werken?

Voor een goed functionerende flexibele kantooromgeving heb je verschillende soorten werkplekken nodig. Denk aan open werkplekken voor samenwerking, stille zones voor concentratie, vergaderruimtes van verschillende groottes en informele ontmoetingsplekken.

Multifunctionele werkplekken zijn het hart van een flexibel kantoor. Deze plekken kunnen gemakkelijk worden aangepast voor verschillende activiteiten. Gebruik meubilair op wieltjes, inklapbare tafels en modulaire zitgroepen. Zo kun je de ruimte snel aanpassen aan wat er op dat moment nodig is.

Stille zones zijn onmisbaar geworden. Niet iedereen kan goed werken in een open kantoor. Creëer afgesloten werkplekken of gebruik akoestische schermen om rustige hoekjes te maken. Telefooncellen zijn ook handig voor privégesprekken en videocalls.

Vergaderruimtes hebben een update nodig. Je hebt niet alleen grote boardrooms nodig, maar ook kleine overlegruimtes voor twee tot vier personen. Deze kleinere ruimtes worden veel vaker gebruikt dan je denkt. Zorg dat alle vergaderruimtes goed uitgerust zijn voor videovergaderen.

Technische infrastructuur aanpassen

Je technische infrastructuur moet meegroeien met flexibel werken. Zorg voor voldoende stroomvoorziening op alle werkplekken, want mensen brengen hun eigen laptops en devices mee. WiFi moet overal in het kantoor sterk genoeg zijn.

Denk ook aan opbergruimtes. Als mensen geen vaste plek hebben, hebben ze wel een plek nodig om hun spullen op te bergen. Lockers of persoonlijke opbergkasten lossen dit probleem op.

Hoe bereken je hoeveel kantoorruimte je nodig hebt bij flexibel werken?

Bij flexibel werken bereken je de benodigde kantoorruimte anders dan bij traditioneel werken. In plaats van één werkplek per medewerker, kijk je naar bezettingsgraden en werkpatronen. De meeste bedrijven hanteren een ratio van 0,6 tot 0,8 werkplekken per medewerker.

Begin met het analyseren van je huidige werkpatronen. Hoeveel mensen zijn er gemiddeld per dag op kantoor? Welke dagen zijn drukker dan andere? Deze informatie krijg je door een paar weken bij te houden hoeveel mensen er werkelijk aanwezig zijn.

Rekening houden met piekdagen is belangrijk. Ook al werk je hybride, er zijn altijd dagen waarop meer mensen op kantoor willen zijn. Denk aan teamdagen, belangrijke meetings of deadlines. Plan ongeveer 20% extra capaciteit in voor deze situaties.

Toekomstige groeiplannen spelen ook een rol in je berekening. Als je team de komende jaren groeit, moet je kantoorruimte daar rekening mee houden. Het is verstandig om ruimte te kiezen die kan meegroeien met je plannen, zonder dat je direct alle ruimte hoeft in te richten.

Praktische rekenmethoden

Een handige formule is: aantal medewerkers × aanwezigheidspercentage × ruimte per werkplek. Als je 50 medewerkers hebt die gemiddeld 3 dagen per week op kantoor zijn (60%), dan heb je 30 werkplekken nodig. Reken daar nog 15-20% bij voor piekdagen.

Vergeet niet om ook de ondersteunende ruimtes mee te rekenen. Vergaderruimtes, keuken, toiletten en gangpaden hebben ook ruimte nodig. Dit komt meestal neer op ongeveer 30-40% extra bovenop je werkplekken.

Welke technologie ondersteunt flexibel werken in kantoorruimtes?

Goede technologie is de ruggengraat van flexibel werken. Je hebt reserveringssystemen nodig voor werkplekken en vergaderruimtes, betrouwbare videoconferencing faciliteiten en een sterke draadloze infrastructuur die overal in het kantoor werkt.

Een reserveringssysteem voor werkplekken helpt je om de beschikbare ruimte optimaal te benutten. Medewerkers kunnen van tevoren hun werkplek boeken en jij krijgt inzicht in de bezettingsgraden. Dit voorkomt teleurstelling en zorgt ervoor dat je altijd weet hoeveel mensen er komen.

Videoconferencing is niet meer weg te denken uit het moderne kantoor. Zorg dat elke vergaderruimte uitgerust is met een goede camera, microfoon en scherm. De techniek moet simpel te bedienen zijn, want niemand wil vijf minuten bezig zijn met het opstarten van een videogesprek.

Je WiFi-netwerk moet overal in het kantoor sterk genoeg zijn. Mensen werken met hun eigen devices en verwachten dat alles gewoon werkt. Investeer in professionele WiFi-apparatuur en zorg voor voldoende dekking in alle hoeken van je kantoor.

Digitale samenwerkingstools

Cloud-gebaseerde samenwerkingstools maken het mogelijk om naadloos samen te werken, of je nu thuis of op kantoor bent. Denk aan gedeelde documenten, projectmanagement tools en communicatieplatforms. Zorg dat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie.

Mobiele apps voor kantoormanagement maken het leven makkelijker. Medewerkers kunnen hun werkplek reserveren, zien wie er op kantoor is en zelfs de temperatuur in vergaderruimtes aanpassen. Dit soort functionaliteit wordt steeds belangrijker.

Jouw flexibele kantoor realiseren

Een kantoorruimte aanpassen voor flexibel werken vraagt om zorgvuldige planning en de juiste partner. Het gaat verder dan alleen meubilair verplaatsen - je creëert een compleet nieuwe manier van werken die je team ondersteunt en motiveert.

Bij Schoeman begrijpen wij dat moderne kantoorhuisvesting meer is dan vierkante meters huren. Wij helpen je bij het vinden van ruimtes die perfect passen bij jouw flexibele werkstijl en toekomstplannen. Onze ervaring met hybride werkomgevingen zorgt ervoor dat je een kantoor krijgt dat echt werkt voor jouw team.