Hoe bereken je kantoorruimte behoefte met thuiswerkers?

Het berekenen van je kantoorruimte behoefte met thuiswerkers vereist een nieuwe aanpak die verder gaat dan traditionele formules. Je moet rekening houden met aanwezigheidspercentages, flexibele werkplekken en veranderde vergaderbehoeften. De sleutel ligt in het vinden van de juiste balans tussen kostenbesparingen en een functionele werkomgeving die hybride werken ondersteunt.

Hoe verandert hybride werken de traditionele kantoorruimte berekening?

Hybride werken maakt traditionele kantoorruimte formules volledig achterhaald omdat ze uitgingen van vaste werkplekken voor elke medewerker. Nu werken veel mensen slechts 2-3 dagen per week op kantoor, waardoor je niet langer één werkplek per persoon nodig hebt. Deze verschuiving vraagt om flexibele concepten en nieuwe rekenmethodes.

Vroeger rekende je simpelweg het aantal medewerkers keer de benodigde vierkante meters per persoon. Deze methode houdt geen rekening met de realiteit van hybride werken kantoor situaties. Medewerkers komen nu op verschillende dagen, hebben andere werkstijlen ontwikkeld en verwachten meer variatie in hun werkomgeving.

De oude formules falen omdat ze geen rekening houden met bezettingsgraden, piekdagen en daldagen. Op maandag en dinsdag kan je kantoor overvol zijn, terwijl het op vrijdag bijna leeg staat. Deze fluctuaties maken statische ruimteberekeningen onbruikbaar voor moderne organisaties die effectief kantoorruimte huren.

Daarnaast zijn de ruimtelijke behoeften veranderd. Medewerkers hebben thuis hun eigen werkplek, dus op kantoor zoeken ze juist samenwerking, overleg en sociale interactie. Dit betekent meer behoefte aan vergaderruimtes, informele ontmoetingsplekken en minder aan individuele werkplekken.

Welke factoren moet je meenemen bij het berekenen van kantoorruimte met thuiswerkers?

Bij kantoorruimte berekenen met thuiswerkers zijn aanwezigheidspercentages, werkplekdeling en vergaderruimtes de belangrijkste factoren. Je moet ook rekening houden met sociale ruimtes, technische voorzieningen en flexibiliteit voor groei. Deze elementen bepalen samen hoeveel ruimte je werkelijk nodig hebt.

Het aanwezigheidspercentage vormt de basis van je berekening. Als je team gemiddeld 60% van de tijd op kantoor is, heb je niet voor iedereen een vaste werkplek nodig. Maar let op: dit percentage verschilt per functie, afdeling en zelfs per seizoen. Salesteams zijn vaak meer onderweg, terwijl ontwikkelteams misschien vaker op kantoor werken.

Werkplekdeling of 'desk sharing' wordt hierdoor mogelijk, maar vereist wel goede afspraken en systemen. Je hebt reserveringssystemen nodig, voldoende opbergruimte en flexibele werkstations die snel aan te passen zijn aan verschillende gebruikers.

Vergaderruimtes krijgen een andere rol in het thuiswerken kantoorruimte concept. Omdat mensen specifiek naar kantoor komen voor samenwerking, heb je verhoudingsgewijs meer en gevarieerde vergaderruimtes nodig. Denk aan kleine overlegruimtes, grote presentatieruimtes en informele brainstormplekken.

Technische voorzieningen worden belangrijker dan ooit. Elke ruimte heeft goede wifi, video-conferencing mogelijkheden en voldoende stopcontacten nodig. Ook de IT-infrastructuur moet hybride vergaderingen ondersteunen waarbij sommige deelnemers thuis zitten.

Wat zijn de meest effectieve formules voor kantoorruimte berekening bij flexibel werken?

De effectiefste formule voor flexibele werkplekken is: (Aantal medewerkers × Aanwezigheidspercentage × Sharing ratio) + Bufferruimte. Bijvoorbeeld: 50 mensen × 70% aanwezigheid × 1.2 sharing factor = 42 werkplekken plus 15% buffer. Deze methode houdt rekening met realistische bezettingsgraden en groei.

De sharing ratio is belangrijk omdat niet iedereen op dezelfde dagen komt. Een factor van 1.2 betekent dat je 20% meer plekken hebt dan het gemiddelde aantal aanwezigen, om pieken op te vangen. Voor teams die veel samenwerken kun je deze factor verhogen naar 1.3 of 1.4.

Voor vergaderruimtes reken je anders: neem 15-25% van je totale kantoorruimte voor vergader- en overlegplekken. In een hybride omgeving ligt dit percentage hoger dan traditioneel, omdat samenwerking de hoofdreden wordt om naar kantoor te komen.

Sociale ruimtes en loungegebieden nemen ook meer ruimte in beslag. Reken hier 10-15% van je totale oppervlakte voor. Deze ruimtes ondersteunen de informele ontmoetingen die belangrijk zijn voor teambuilding en bedrijfscultuur.

Een praktijkvoorbeeld: voor een team van 40 mensen met 65% aanwezigheid reken je 40 × 0.65 × 1.3 = 34 werkplekken. Bij 6m² per werkplek heb je 204m² werkruimte nodig, plus 60m² voor vergaderruimtes en 40m² voor sociale ruimtes. Totaal circa 300m² kantoorruimte.

Hoe voorkom je veelgemaakte fouten bij het inschatten van kantoorruimte behoefte?

De grootste fouten zijn onderschatting van vergaderruimtes, overschatting van thuiswerk percentages en vergeten van toekomstige groei. Veel organisaties rekenen te optimistisch en komen ruimte tekort op drukke dagen. Plan daarom altijd een buffer in en monitor je werkelijke bezettingsgraden.

Onderschatting van vergaderruimtes gebeurt vaak omdat je uitgaat van de oude situatie. In een hybride model komen mensen juist voor overleg naar kantoor, dus je hebt verhoudingsgewijs meer vergaderplekken nodig. Reken minimaal 1 vergaderruimte per 8-10 werkplekken in plaats van de traditionele 1 per 15.

Overschatting van thuiswerk percentages is een andere valkuil. Veel organisaties denken dat iedereen 80% thuis werkt, maar in de praktijk ligt dit vaak rond de 50-70%. Mensen komen toch vaker naar kantoor dan verwacht, vooral voor belangrijke projecten of sociale contacten.

Het vergeten van groei en flexibiliteit kost later veel geld. Als je precies genoeg ruimte huurt voor je huidige situatie, kun je niet inspelen op veranderingen. Plan 10-20% extra ruimte voor groei, nieuwe medewerkers of wijzigingen in werkpatronen.

Ook seizoensfluctuaties worden vaak vergeten. In december zijn er veel teamuitjes en evaluatiegesprekken, waardoor de kantoorbenutting hoger ligt. In de zomervakantie is het juist rustiger. Baseer je berekeningen op de drukste periodes, niet op het jaargemiddelde.

Technische infrastructuur wordt vaak onderschat. Zorg dat je wifi, klimaatbeheersing en faciliteiten kunnen omgaan met wisselende bezettingsgraden. Een kantoor dat perfect is voor 20 mensen kan oncomfortabel worden als er plotseling 35 mensen zitten.

Het berekenen van kantoorruimte met thuiswerkers vraagt om een nieuwe aanpak die flexibiliteit centraal stelt. Door realistische aanwezigheidspercentages te hanteren, voldoende vergaderruimtes te plannen en een buffer in te bouwen, creëer je een werkomgeving die past bij moderne werkvormen. Bij Schoeman helpen we je graag om de juiste balans te vinden tussen kostenefficiëntie en een functionele werkplek die jouw team optimaal ondersteunt.